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Sua caixa de entrada está lotada? Não sabe como lidar? Confira

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Vivemos um paradoxo no mundo moderno, onde a tecnologia, principal aliada para poder processar informações mais rapidamente, também criou uma cruel realidade, assoberbando os profissionais com toneladas de informações e pendências. Recebemos centenas de e-mails, participamos de várias reuniões, presenciais e virtuais, conference calls e estamos expostos a uma quantidade enorme de informações que, para a maioria dos profissionais, torna sua vida um caos, em meio a, cada vez mais, pendências e coisas para serem feitas.

A maioria das pessoas nem se dá conta disto, e segue sua vida, invariavelmente dedicando-se cada vez mais horas, na difícil tarefa de dar conta de tudo o que tem para ser feito, e, muitos se frustram, pois se veem em meio a problemas ''urgentes'', que tem que ser resolvidos aqui e agora, e novas pendências, que hoje estão na categoria de ''importantes'', virarão os problemas ''urgentes'' do amanhã, e assim a roda viva parece não ter fim.

Só há uma solução para isto: mudar nossas atitudes, nos disciplinarmos, aprendermos a dizer ''não'' e assumir apenas os compromissos que podemos realmente cumprir, e, em paralelo, nos organizarmos, definirmos claramente nossos objetivos pessoais e profissionais e planejarmos nosso dia a dia em função dos mesmos, utilizando a tecnologia a nosso favor, tornando-nos mais produtivos, equilibrados e felizes.


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Confira a seguir, onze dicas para ser mais produtivo, equilibrado e feliz:

1. Tenha em mente que organização é uma habilidade como outra qualquer e pode ser aprendida com um pouco de persistência e disciplina;

2. Registre sempre! Não dependa apenas de sua mente para lembrar o que você deve fazer. Use as listas de tarefas do MS Outlook, IBM Lotus Notes, Google Tasks ou aplicativos que são capazes de oferecer um serviço igual ou semelhante;

3. Defina claramente seus objetivos pessoais e profissionais e use-os para priorizar o que fazer, bem como para criar e organizar todas as suas informações;

4. Seu dia tem um limite de horas! Organize seu calendário para conter seus compromissos importantes, atrelados a seus objetivos profissionais e pessoais;

5. Evite interrupções e aprenda a dizer ''não'', educando as pessoas ao seu redor, para que elas saibam que isto não é uma ofensa pessoal, mas sim uma necessidade para se trabalhar com foco e ser produtivo;

6. Comprometa-se somente com aquilo que puder cumprir;

7. Planeje antecipadamente as atividades de seu dia;

8. Reserve dois ou três curtos períodos durante o dia para ver e responder e-mails. Evite ficar o tempo todo acompanhando e-mails, exceto em casos urgentes ou situações onde esta seja a principal função de seu cargo;

9. Tenha seus contatos sempre organizados e atualizados, facilitando o acesso às pessoas e informações e fomentando o networking;

10. Revise semanalmente suas pendências e planeje a semana seguinte;

11. Cuide de sua vida pessoal: família, filhos, lazer, saúde, finanças, espiritualidade, vida social. Dedique tempo para aquilo que quer construir em sua vida.

Não é tão simples quanto parece, mas sim, é possível otimizar sua rotina e torna-la mais equilibrada e feliz, com foco, dedicação e organização.