10 dicas para utilizar bem o seu e-mail

Entra ano, sai ano e o e-mail continua sendo uma das mais utilizadas ferramentas de comunicação da internet, perdendo pouco ou nenhum espaço para redes sociais, aplicativos de voz ou serviços de mensagens instantâneas, por exemplo. Sendo tão importante em nosso cotidiano, especialmente em atividades profissionais, é importante tentar utilizar o e-mail de maneira eficiente e sem aborrecimentos.


Confira também: Internet banking: Dicas de segurança para utilizar sem medo


1. E-mail para muitas pessoas? Use a opção Bcc (ou equivalente)

Muitas pessoas recebem e-mails que acham interessantes e encaminham à sua lista de contatos. No entanto, fazem isso simplesmente separando os endereços por vírgula no campo Para (To) ou Cc.

O problema desta abordagem é que todos que receberem a mensagem poderão ver os endereços das outras pessoas, situação que pode ser desconfortável. Para evitar este tipo de problema, praticamente todos os serviços de e-mail contam com o campo Bcc (ou Cco). Ao utilizá-lo, todos receberão a mensagem, porém somente visualizarão o e-mail de quem a enviou.

2. Não apague o conteúdo anterior ao responder mensagens

Ao responder mensagens, muitas pessoas apagam o texto original para deixar o e-mail menor ou menos confuso. No entanto, o destinatário muitas vezes pode não se lembrar sobre o que se trata aquela resposta e ser obrigado a procurar mensagens anteriores para compreendê-la.

Assim, ao responder e-mails, mantenha o conteúdo anterior e apague, no máximo, informações claramente irrelevantes ou as primeiras mensagens. Se houver muitas respostas, pode ser interessante criar mensagens com assuntos diferentes sempre que a conversa se desviar para outro caminho, para fins de organização.

3. Evite o uso de mensagens com imagens

Algumas pessoas que usam programas de e-mail gostam de "enfeitar" a mensagem utilizando imagens de fundo ou até pequenas animações. Esta é uma prática não recomendada, pois o destinatário pode tentar ler a mensagem via interface Web ou smartphone e ter a sua visualização comprometida por causa da figura.

Também é importante considerar que e-mails com imagens podem ficar maiores e atrapalhar quem estiver tentando visualizar a mensagem por meio de uma conexão lenta com a internet. Assim, ao redigir e-mails, utilize sempre a forma mais simples de texto – imagens somente anexadas e apenas quando necessário.

4. Campo assunto claro

Ao redigir e-mails, procure sempre colocar no campo Assunto (Subject) frases que estejam diretamente relacionadas ao conteúdo da mensagem. Por exemplo, se você quer combinar de ir a um restaurante com seus amigos, coloque no campo Assunto algo como "Restaurante mexicano na sexta-feira"; se você precisa de determinado documento, informe, por exemplo, "Relatório de vendas do dia 27/07" em vez de apenas "Relatório".

Colocar no campo Assunto frases pouco ou nada descritivas, como "Bom dia" e "Olá de novo!", ou até mesmo deixá-lo em branco pode dificultar a localização posterior da mensagem por parte do destinatário.

5. Se o conteúdo for comprometedor, avise antes

Embora não seja recomendável, algumas pessoas gostam de enviar via e-mail piadas ou imagens, por assim dizer, impróprias para menores de 18 anos ou para o ambiente de trabalho. Se considerar inevitável enviá-las, ao menos coloque no campo Assunto um indicativo de que o conteúdo do e-mail pode ser comprometedor ou chocante.

Para isso, antes ou depois do título da mensagem (campo Assunto, você pode inserir palavras como "Cuidado!" ou "+18", do contrário, a pessoa que receber o e-mail pode não perceber o teor do conteúdo a tempo e abri-lo na frente de colegas, do chefe, dos filhos, entre outros.

6. Não escreva o texto todo em letras maiúsculas

Prática comum de novos usuários da internet, redigir e-mails usando apenas letras maiúsculas não é recomendável, mesmo que pareça mais cômodo. Isso porque, na internet, palavras em caixa alta correspondem ao ato de gritar.

Certamente, você não gosta quando alguém grita com você, não é mesmo? Por isso, evite esta prática não só em e-mails, mas também em fóruns, redes sociais, mensagens instantâneas, etc.

7. Evite o uso de gírias e abreviações típicas da internet

Na internet, é muito comum o uso de abreviações para tornar a digitação mais rápida ou cômoda. No entanto, a não ser que você esteja se comunicando com amigos ou outras pessoas de sua intimidade, esta prática deve ser evitada. O mesmo vale para gírias.

Assim, use "você" em vez de "vc", "aqui" em vez de "aki", "obrigado" em vez de "valew", "como vai?" em vez de "beleza?" e assim por diante.

Em uma conversa informal, não há problemas em redigir mensagens com estes dizeres. No entanto, você pode ser mal avaliado e perder boas oportunidades se enviar e-mails com estas expressões ao seu chefe, a um cliente, ao recrutador de uma empresa, entre outros.

8. Cuidado com as informações colocadas em sua assinatura

É importante que você estenda os cuidados com a sua privacidade e segurança ao utilizar seu e-mail. Em uma conta pessoal, não é recomendável informar telefone celular ou qualquer outra informação que revele muito sobre você abaixo de seu nome, na assinatura.

No caso de e-mails profissionais, onde pode ser importante divulgar o telefone ou ramal do seu setor, por exemplo, é importante que você só o faça respeitando as políticas da empresa em relação à assinatura.

Também é conveniente tomar cuidado com o excesso de informações: frases de impacto, CNPJ e slogan da empresa são exemplos de detalhes que podem ser evitados.

9. Anexos com o menor tamanho possível

Hoje, a maioria esmagadora dos serviços de e-mail oferece gigabytes de espaço, mesmo assim, anexos grandes podem ser um problema: o destinatário pode ter conexão lenta, a mensagem pode ser barrada por motivos de segurança (relativamente comum em e-mails corporativos), o seu provedor pode disponibilizar pouca largura de banda para upload, entre outros.

Dependendo da situação, pode ser melhor colocar o arquivo em algum serviço de armazenamento em nuvens, como o Dropbox, e apenas informar o link de download por e-mail. Desta forma, o destinatário terá a opção de escolher o momento mais conveniente para baixá-lo.

10. Utilize um nome simples e claro em seu e-mail

Mais cedo ou mais tarde, você terá que informar seu e-mail em cadastros ou descrevê-lo verbalmente a alguém. Por isso, procure utilizar uma sequência de caracteres simples e clara antes do símbolo @. Por exemplo: prefira leandro@boasescolhas.com em vez de le4ndr0@boasescolhas.com; escolha leandro.antunes@boasescolhas.com no lugar de le1029antuns@boasescolhas.com.

Escolhendo nomes simples e claros, você terá menos chances de errar o endereço ao inseri-lo em um cadastro ou ao informá-lo via telefone. Além disso, e-mails assim transmitem seriedade, o que pode ser importante quando o endereço é utilizado para enviar um currículo, por exemplo.


Modelos de Curriculum Vitae (Downloads Gratuitos)

Currículo, emprego e cursos certificados

As 10 pinturas mais famosas do mundo