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E-mail e imagem profissional: 5 Dicas importantes

E-mail e imagem profissional: 5 Dicas importantes


É comum que parte da comunicação em nossa rotina ocorra através do e-mail.

A comunicação online transformou a forma como as organizações e profissionais se comunicam. Enviar e-mail é rápido, barato e prático. Mas, cuidado! Pequenos erros podem custar a sua imagem profissional!


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Cuidados ao enviar e-mail

Pequenos erros podem passar despercebidos para quem envia um e-mail, mas quem recebe pode ver a situação como um grande problema, por isso, todo cuidado é pouco! Principalmente quando o número de e-mails enviados é grande.

1. Assunto: Sempre preencha o campo assunto, ele é a parte mais importante do e-mail. É através dele que o receptor vai escolher se abre-o ou não. Escolha algo curto e objetivo para preencher nessa etapa. Afinal, hoje em dia muitos preferem ler o conteúdo em um Smartphone e isso pode facilitar.

2. Formalidade: A formalidade é uma questão discutível. O ideal é tratar a pessoa da mesma forma que você trata quando está falando com ela presencialmente. Por exemplo, se você costuma chamar a pessoa pelo primeiro nome, nada de começar o e-mail pelo sobrenome. Seja cortês, educado, porém, mantenha um tom natural. Caso seja o primeiro contato, ou não tenha tanto envolvimento com a pessoa, é melhor fazer uso da formalidade. E, quando não sabemos quem vai ler, por exemplo em um e-mail de contato comercial, redirecionamos o conteúdo: A quem possa interessar. Caso seja para um profissional específico, dizer, por exemplo: Ao gerente comercial.

3. Palavras chaves: O uso de palavras chaves, ou seja, palavras que caracterizam o assunto podem ser usadas tanto no campo assunto, como no decorrer do e-mail. O interessante é que esse simples detalhe facilita a busca no futuro e a organização dos e-mails na caixa de mensagem. É comum hoje em dia que os profissionais organizem suas caixas de entrada por tema.

4. Confirmação de Resposta: Caso a situação exija uma confirmação de resposta, não fique com receio de colocar uma frase solicitando um retorno. Seja educado: Por favor, aguardo uma resposta a este e-mail, assim que possível! Caso seja necessário, colocar um prazo ou uma data.

5. Destinatário: Certifique-se que está realmente encaminhando o e-mail para a pessoa certa. E, sempre que responder, veja quem está incluído na resposta. Encaminhar a resposta para todos quando não é necessário, pode gerar uma situação complicada. Sempre que for enviar um anexo no e-mail, confirme se ele está com o nome correto. Já vi pessoas perderem uma venda, por um erro simples de nome. Todo cuidado é pouco!


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